“7 langkah Persiapan Sebelum Melakukan Outing Kantor di Bandung”
Pada akhir tahun, biasanya banyak perusahaan yang menggelar kegiatan outing kantor (corporate outing). Kegiatan tersebut seringnya disambut positif oleh seluruh pegawai. Gimana tidak? Setelah 12 bulan menghadapi pekerjaan dengan segala tekanan-tekanan yang berlaku di dalamnya, kini saatnya untuk melepaskan penat dan membuang jenuh.
7 Persiapan Sebelum Melakukan Outing Kantor
Penyelenggaraan outing kantor memerlukan persiapan matang jauh-jauh hari agar segala sesuatunya berjalan lancar, bahkan melebihi ekspektasi peserta. Jangan sampai kegiatan yang ditunggu-tunggu ini malah jadi berantakan karena persiapan yang asal-asalan.
So, apa saja sih persiapan yang harus dilakukan sebelum mengadakan outing kantor?
Berikut ini jawaban yang Anda butuhkan:
1. Membentuk Panitia Pelaksana
Kegiatan outing diadakan atas perintah dan persetujuan dari manager perusahaan. Idenya bisa bermula dari siapa saja yang ada di dalam lingkungan kantor, namun penentuan finalnya tetap mutlak di tangan atasan. Sebabnya, nanti ada kaitannya dengan pencairan dana untuk kegiatan ini. Tanpa acc manager, bendahara tidak akan bisa mencairkan dana.
Setelah planning outing disetujui atasan, persiapan pertama yang perlu dilakukan adalah membentuk panitia pelaksana. Orang-orangnya bisa ditunjuk langsung oleh atasan, bisa pula atas kesepakatan bersama. Biasanya, yang tergabung dalam panitia pelaksana adalah orang-orang yang cekatan dan kreatif.
Adanya panitia pelaksana, memudahkan kita dalam pembagian tugas dan tanggung jawab. Misal, siapa yang bertugas untuk mengurus konsumsi, survei tempat, handle urusan transportasi, menyiapkan akomodasi, dan siapa pula yang kebagian menyusun daftar acara selama corporate outing tersebut berlangsung.
2. Mengidentifikasi Profil Peserta
Poin kedua ini seringkali terlewatkan oleh panitia acara. Kebanyakan malah buru-buru mendiskusikan soal pemilihan tempat outing. Padahal, pemilihan tempat outing idealnya disesuaikan dengan range usia dan jenis kelamin peserta yang akan mengikutinya nanti.
Misalnya, panitia sepakat memilih lokasi outing di kawasan perbukitan. Pemandangan alamnya memang indah. Tapi aksesnya cukup sulit dijangkau. Belum lagi banyak track-track menanjak yang sudah pasti melelahkan untuk dilalui. Sementara itu, sebagian peserta telah berusia di atas 45 tahun.
Stamina mereka tentu tidak powerfull seperti anak muda lagi. Sampai di lokasi, alih-alih mereka dapat mengikuti acara dengan gembira. Yang ada malah mengeluh sakit pinggang, nyeri kaki, dan kecapekan.
Selain profil peserta, pertimbangkan pula orang-orang luar yang kemungkinan akan dibawa serta. Karena outing bukan kegiatan formal, maka biasanya pegawai yang telah berkeluarga akan memboyong pasangan dan anak-anak mereka. Supaya anak-anak bisa ikut bergembira bersama, pilihlah tempat outing yang juga menyediakan wahana permainan anak-anak. Jadi mereka betah dan bisa saling bersosialisasi juga.
3. Mengenali Level Peserta
Walaupun outing bertujuan untuk memupuk kebersamaan, namun tidak dapat dipungkiri bahwa ada level-level tertentu yang berhak mendapat “keisitimewaan”. Misalnya saja, fasilitas penginapan untuk level manager harus tidak mungkin disamakan dengan level di bawahnya. Pembedaan seperti itu sah-sah saja dan lazim dianggap sebagi bentuk menghargai posisi atasan.
4. Memastikan Jumlah Peserta yang akan Ikut
Jauh-jauh hari panitia sudah harus mengetahui berapa jumlah peserta yang sudah pasti Ikut. Persiapan ini akan berguna dalam penyusunan anggaran biaya yang diperlukan, jumlah konsumsi dan akomodasi yang harus disiapkan, serta jenis transportasi yang akan digunakan.
Kalau jumlah pesertanya banyak dan lokasi outing perusahaan cukup jauh, tentu saja kita membutuhkan transportasi dengan muatan besar. Bus pariwisata misalnya. Jadi satu transportasi bisa mengangkut semua peserta sekaligus ketimbang sewa beberapa mobil.
5. Survei Tempat
Persiapan berikutnya adalah melakukan survei tempat. Perlu diingat, outing dan gathering itu berbeda. Outing harus dilakukan di luar ruangan atau alam terbuka (outdoor). Sedangkan gathering, bisa dilaksanakan di indoor maupun outdoor. Jadi jangan sampai tajuknya outing, tapi malah digelar di ballroom hotel.
Sesuaikan tempat outing dengan tema acara yang akan dibuat. Apakah apakah harus menginap, perlu masak di tempat atau mengandalkan catering, butuh sound system, dan lainnya. Survei tempat juga berguna untuk mengetahui seberapa imbang luas lokasi outing dengan jumlah peserta yang akan mengikuti kegiatan ini. Jangan kesannya membludak dan menghambat pergerakan.
Sebaiknya, pilihlah lokasi outing yang tidak terlalu jauh dan mudah diakses agar tidak terlalu lama memakan waktu perjalanan. Sebab, rata-rata outing hanya berlangsung 2-3 hari saja. Jika jarak tempuhnya tidak terlalu jauh, Anda dan rekan-rekan bisa menghabiskan waktu lebih lama di lokasi outing sambil menikmati segala keseruannya.
6. Tetapkan Jadwal dan Buat Susunan Acara
Diskusikan kapan kiranya jadwal yang paling pas untuk outing tersebut. Usahakan jangan berdekatan dengan hari raya natal dan tahun baru. Sebab, kemungkinan beberapa peserta yang nonmuslim tidak dapat turut serta. Bila lokasi outing yang dipilih berada di luar kota, sebaiknya jangan memilih jadwal saat peak season untuk menghindari risiko terjebak macet parah.
Setelah menetapkan jadwal, jangan lupa buat susunan acaranya seperti apa. Apa-apa saja yang dibutuhkan untuk mendukung berlangsungnya acara tersebut. Jangan sampai, para peserta malah asyik sendiri karena tidak adanya susunan acara yang jelas.
7. Menyusun Anggaran Biaya yang Dibutuhkan
Setelah poin-poin di atas terpenuhi, barulah bendahara bisa menyusun anggaran biaya yang diperlukan.
Peran Event Organizer dalam Pelaksanaan Outing
Beberapa kota di Indonesia memiliki banyak sekali referensi tempat-tempat bernuansa alam yang indah dan luas. Bandung, misalnya. Saking banyaknya, kita bisa mengantongi beberapa list tempat outing terbaik untuk dirembukkan bersama.
Bahkan, banyak perusahaan di luar kota Bandung yang mengadakan Outing di Bandung. Namun untuk memudahkan survei dan mendapat informasi lebih akurat tentang tempat outing Bandung, biasanya mereka akan menggunakan jasa EO yang memang spesial membidangi kegiatan-kegiatan outing, outbond, dan gathering.
Salah satu jasa EO yang paling banyak dipakai perusahaan besar ialah Java Organizer. EO yang satu ini telah berpengalaman di bidangnya sejak tahun 1999 dan telah bekerjasama dengan beberapa nama perusahaan besar di Indonesia dalam kegiatan outing, outbond, gathering, serta golf.
Mengenai biaya, memang ada perbedaan antara mengurus segala sesuatunya sendiri atau dengan melibatkan EO. Bila perusahaan memiliki tim yang dapat diandalkan mengurus kegiatan outing mulai dari perencanaan hingga acara selesai, tentunya akan sangat menguntungkan bagi perusahaan tersebut. Sebabnya, total biaya yang dibutuhkan pasti lebih murah ketimbang menggunakan EO.
Tetapi jika tidak, sangat disarankan menggunakan bantuan EO. Total biaya yang diperlukan pasti akan lebih besar, tapi tingkat kesuksesan acara mencapai 90%. Tim EO akan mengurus segala sesuatu yang dibutuhkan oleh peserta outing. Mulai dari pemilihan jenis armada transportasi yang akan digunakan, menyiapkan akomodasi terbaik dan terdekat dari lokasi acara, konsumsi, MC, sound system, lighting, dokumentasi, bahkan roundown acara dari hari pertama hingga terakhir.
Pastinya, seluruh kemudahan yang akan Anda terima dalam kegiatan outing kantor nanti tentu sebanding pula dengan biaya yang harus Anda keluarkan. Anda hanya tinggal menyiapkan diri dan membawa sedikit barang-barang kebutuhan pribadi. Selebihnya EO yang akan menyediakannya.
“Pilihan Tempat Gathering di Bandung untuk kegiatan Employee gathering ataupun Outing Kantor di Bandung” adalah suatu kekebutuhan yang dilaksanakan ataupun dikerjakan oleh setiap perusahaan dengan tujuan mencairkan suasana ataupun menhadirkan suasana yang baru antar divisi dengan tujuan untuk meningkatkan hubungan emosional secara positif dengan harapan meningkatnya prestasi kerja dalam suatu manajemen perusahaan.
Untuk memenuhi kebutuhan yang di sesuaikan dengan anggaran maka dari itu java organizer sebagai perancang yang beralamat di Jl. Golf Barat Raya No 42 Arcamanik Bandung 40293 yang memiliki pengalaman sejak tahun 2004 merasa sangat perlu untuk memberikan pemahaman secara Komprehensif tentang “Informasi Tempat Gathering di Bandung”
Dengan memilih tempat gathering di bandung yang tepat, maka hasil dari kegiatan gathering kantor tersebut akan sangat berpengaruh secara positif kepada setiap karyawan yang mengikuti kegiatan tersebut
Untuk informasi Gathering di Bandung/Tempat Gathering di Bandung /gathering di Jogja/ Gathering di Bali/Gathering di Bogor anda dapat menghubungi :
Email admin@javaorganizer.co.id
WhatsApp